1.根据《商标法》绝对理由条款和《商标审查及审理标准》的规定，商标注册申请原则上应予以驳回，但由于指定商品或服务项目的特殊性而存在例外规定的，商标局可以通过审查意见书的形式，要求申请人提供能够证明其满足适用例外规定的证据材料。
例如，依据《商标法》和《商标审查及审理标准》的相关规定，商标中含有与我国国家名称相同或者近似的文字，判定为与我国家名称近似，不得作为商标使用，但如果其整体是报纸、期刊、杂志名称的（即经国家出版行政部门批准使用的报纸、期刊名称）在“报纸、期刊、杂志（期刊）、新闻刊物”4种商品上可以初步审定（含有县级以上行政区划地名的也参照上述标准）。确认商标申请人申请的商标名称是国家出版行政部门批准其使用的报纸、期刊名称是适用上述例外规定的前提条件。商标局审查在“报纸、期刊、杂志（期刊）、新闻刊物”4种商品上申请注册的商标时，认为可能适用上述例外规定的，且现有书件尚不能证明申请人申请的商标是国家出版行政部门批准其使用的报纸、期刊名称的，可通过审查意见书的形式，要求申请人提供报纸、期刊出版许可证（复印件）等有效证明文件，以确认其符合适用上述例外规定。
2.商标实质审查过程中，认为需适用《商标法》第十一条的相关规定，有可能以绝对理由驳回的，但对于申请商标在指定商品上是否确属仅仅具有描述性或缺乏显著特征仍存疑惑或不确定性的情形下，可以通过审查意见书的形式，要求商标申请人作出进一步说明。例如，某商标组成很像其指定商品的通用名称或型号等，但限于现有的检索技术难以确定的，需要申请人进一步予以说明。
3.商标实质审查中，对于申请商标所指定使用的商品或服务项目不属于商品和服务分类表中的标准商品或服务名称，商标局对其商品或服务的具体内容和特点仍存在疑问，可能影响审查结果的，可以发审查意见书，要求申请人对该商品或服务做出进一步说明。
4.商标局认为确有必要要求申请人说明的其他情形。如声音商标的审查，根据《声音商标形式和实质审查标准（试行）》的相关规定，商标局认为确有需要的，可以以审查意见书的形式要求申请人进一步提供使用证据。