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质量管理体系的重要特点是以成文信息为证据验证产品的有效性。因此，在产品的策划阶段、合同签订阶段、产品的重要节点、产品出库等诸多环节均需要保持成文信息，从而保证产品研制过程的可追溯性。电子化成文信息产生的实践背景来自于办公自动化的推广应用，以OA系统、PDM系统、ERP系统等为代表的应用系统成为企业核心业务流程运转的通道，这就促使原先以纸介质为主的质量成文信息转化为在线的、电子形式的电子化成文信息。