在不同的发展阶段，企业软件服务的需求也是不一样的，处在不同发展时期的中小企业，对CRM的应用需求有不同侧重，随着企业的成长，对CRM的应用需求也逐步深入。因此，中小企业何时引入软件CRM服务，应根据自身的发展阶段来决定。CRM的功能很广泛，而CRM的必备功能因公司而异。一般软件CRM服务可认为它分为五类：销售、市场营销、客户服务、现场服务和数字商务。

企业需要权衡当前和未来的需求，考虑短期需求非常重要，但也要着眼于未来，也要看看CRM的长期发展需求，确定客户的重心。新产品、定价模式以及达到最终必要功能的潜在或附加成本变化快速，这是免费CRM解决方案面临的最大挑战之一。

由于CRM管理软件可以使公司更好地进行客户细分，并针对客户提供个性化服务，与传统的服务方法相比，CRM管理软件应用是通过全面管理业务流程，通过提供更快捷、更周到的优质服务来吸引和维护更多的客户。作为一种新的管理机制，CRM管理软件大大改善了企业与客户的关系，并在企业营销、销售、服务和技术支持等与客户相关的领域实施。

不论是产品运营还是营销部，必须涉及一系列的信息分析，每个部门必须冲着EXCEL报表，套住各种各样公式计算，随后再插进各种各样数据图表，正中间稍有差池就会导致分析的結果不精确。在那样的状况下，信息分析就必须一个慎重的全过程，而且高效率不高，通常是获得分析結果的那时候，新的信息就早已又出来，一直具备滞后效应。

而选用CRM以后，全部的信息都能够即时转化成，包含分析表和分析图，一目了然，系统软件有默认设置的分析模版，企业还可以自定分析字段名，在无论怎样，企业都能够见到自身要想的信息分析，正中间沒有时差，及时高效率。企业能够依据这种信息开展分析，算出自身要想的依据，并立即采取有效的对策来改进自身的工作中。

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