虽然商标使用许可合同以契约自由为基础,但商标使用许可行为产生的社会影响往往大于一般经济合同履行所产生的影响,商标使用许可合同备案制度正是商标局加强商标使用许可合同监督管理的重要手段和措施。商标局专门制定了《商标使用许可合同备案办法》,主要要求有：
①申请手续齐备
②申请书件规范
③合同内容有效
许可人必须是商标注册人或者有充分处置权人。如果注册商标发生过转让,只有核准转让后受让人才有权许可他人使用;如果注册商标的注册人发生名义变更,只要提交其已着手办理名义变更手续的有关证明,即可以变更后的名义办理备案;如果被许可人要许可第三方使用的,其商标使用许可合同中应当含有允许被许可人许可第三方使用的内容或者出具相应的授权书。
许可人许可他人使用的商标必须以核准注册的商标和核定使用的商品为限,即许可使用的商标必须是所提供的注册商标,许可使用商标的注册号与所提供商标的注册号一致;许可使用的期限不超过该注册商标的有效期限;许可使用的商品不超过该注册商标核定使用的商品范围。
注册商标的转让不影响转让前已生效的商标使用许可合同的效力,但许可合同另有约定的除外。商标使用许可合同是合同当事人依法订立的,对合同当事人均具有法律约束力,双方的权利义务关系即受到法律的约束也受到法律的保护。注册商标的转让也是如此。注册商标的使用许可和转让都是商标注册人对其注册商标专用权进行处置的方式,都是商标注册人真实意愿的体现,都应当通过法律保障其实现。与租赁物在租赁期间发生的所有权变动并不影响租赁合同的效力一样,商标使用合同有效期间发生的注册商标所有权的变动,也不能影响商标使用许可合同的效力。因此,在许可人转让其注册商标后,被许可人作为善意第三人的合法权益应当受法律保护,已经签订的商标使用许可合同继续有效,被许可人仍然可以根据商标使用许可合同继续使用该注册商标。
④有关商标使用许可合同行政管理的其他问题
1)许可使用的商品范围变更的、许可使用的期限变更的、许可使用的商标专用权发生移转的以及其他应当重新申请备案的情形,应当重新申请商标使用许可合同备案。
2)对以欺骗手段或者其他不正当手段取得备案的,由商标局注销其商标使用许可合同备案并予以公告。
3)许可合同履行期间,一方当事人违约,双方协商不成的,一方按照合同约定向仲裁机构申请仲裁或者向人民法院提起诉讼,仲裁机构或者人民法院可以依据有关法律予以解除合同。仲裁机构裁决或者人民法院判决解除合同后,许可人应当在裁决或者判决生效后3个月内将裁决书或者判决书及《商标使用许可合同备案提前终止申请书》递交商标局,由商标局予以公告。
4)专卖店、连锁店等性质的经销企业是否需要签订商标使用许可合同
“经销”是经手出卖,在产品转变为商品的过程中起作用,不对商品进行实质性改变。专卖店、连锁店等性质的经销企业与商标注册人之间产生的法律关系应当由购销合同、代销合同等调整,经销企业不属于商标使用许可合同关系的被许可人,双方之间的行为不属于《商标法》第40条意义上的“使用”行为。如果专卖店、连锁店等性质的经销企业在企业字号、广告宣传、服务设施上使用“销售代理”等相关服务项目上的商标,则应当签订商标使用许可合同。
5)定牌加工与商标使用许可的厂名、厂址以及产地标注
定牌加工又称“OEM( ORIGINAL EQUIPMENT MANUFACTURING的缩写)”,一般指在来料加工和来样加工业务中,由委托方提供商标,受委托方(加工方)为其加工生产产品并将委托方的商标贴附在所加工的产品上,获取加工费用的生产形式。定牌加工的产品全部返还委托人,受委托方没有产品的销售权。定牌加工通常签订的是加工承揽合同,所谓承揽合同指承揽人按照定作人的要求完成工作,交付工作成果,定作人给付报酬的合同。如果受委托方销售了带有委托方注册商标的商品,双方的法律关系转变为商标使用许可关系,委托方是许可人,受委托方是被许可人,双方应当签订商标使用许可合同。
定牌加工和商标使用许可的厂名、厂址以及产地标注问题既相区别又相联系。《产品质量法》第27条规定“有中文标明的产品名称、生产厂厂名和厂址”,第30条规定“生产者不得伪造产地,不得伪造或者冒用他人的厂名、厂址”。《反不正当竞争法》和《消费者权益保护法》也有类似的规定。从产品责任的角度看,厂名、厂址的标注原则是:承担制造、加工该产品的相应的责任,给消费者关于该产品的真实信息。定牌加工关系中委托方是决定产品生产和相关质量标准的控制方,理应对产品的相关质量负责,对产品的最终使用者负责。因此,受委托方为委托方加工产品,且不负责对外销售的,可以只在该产品上标注委托人的名称和地址,但应当标注产品的产地。工商行政管理部门要严格区分标识标注不规范和利用标识欺诈消费者两种不同性质的行为,防止对标识标注不规范处罚问题的随意性。