为做好商标档案管理工作企业商标的内部管理至少应以下三个方面努力：
一、是要收集与商标注册有关的文件,包括商标设计的经过、商标样稿、商标注册的申请日期、注册日期、有数期、注册证、续展与变更有关材料、与商标注册机关往来信函以及在国外注册情况等;
二、是要收集、保护商标专用权的有关材料,包括有关商标方面的政策、文件和完整的商标投诉应诉材料、执法机关处理意见等
三、是要收集商标或商标使用及其营业成果记录,包括广告费用、广告样稿以及商标标定下产品在各地销售的记录等。所有这些档案资料,都将成为处理商标侵权和假冒行为的重要证据,更是为未来申报驰名商标留下第一手资料。
设置商标(商标)档案之后,便要对商标(商标)的印刷、领用进行有效的管理。
我们知道,商标的使用是从商标传播和印刷商标标识开始。商标标识或商标标识作为商标或商标整体的重要组成部分,它既是企业广泛传播的客观依据,又是消费者认知与选购商品的主要依据。同时,商标或商标标识也是部分竞争者假冒侵权的主要目标。所以说,加强商标(商标)印刷的管理是企业商标自我保护的有效手段之一。对此,世界各国都非常重视商标标识印刷的宏观管理与监控。我国于1983年颁布了《商标印制管理办法(《商标法》的配套法规),在1985年、1990年和1996年先后进行了3次修改。企业在印刷商标或商标时,必须遵守《商标印刷管理办法》。也只有遵章守法,才能使商标管理有效地进行、从而保护企业自身合法权益和保护商标不受侵犯。
应当知道,商标或商标必须交由具备印刷商标资格的单位来印制。依据《商标印刷管理办法》的规定,承担印制商标任务的单位必须具有一定的技术水平和条件。其印制条件主要包括:一、承担印制商标任务的单位应是拥有《印制商标单位证书》的、依法登记从事印刷、印染、制版、刻字织字、晒蚀、印铁、铸模、冲压、烫印、贴花等项业务的企业或个体工商户。二、《印制商标单位证书》必须是有效的,即据上次验证时间不超过两年。
三、有与其承印商标业务相适应的技术,设备及仓储保管设施等条件,有健全的管理商标印制业务的规章制度,有三名以上取得《商标印制业务管理人员资格证书》的业务人员。
其次,依法办理商标或商标印制手续。这就要求商标管理组织应根据《商标印制管理办法》的规定,办理相应的手续。一作为企业的商标管理组织应当向商标印制单位出示营业执照副本或者合法的营业证明或者身份证明。二、如果印制的商标已经注册,应当出示《商标注册证》或者由注册人所在地县级以上工商行政管理局签章的《商标注册证》,并提供一份复印件。三、对已签订商标使用许可合同许可他人使用的注册商标,在被许可人需印制商标时,还应当出示商标使用许可合同文本并提供份复印件;若商标注册人单独授权被许可人印制商标,则除出示由注册人所在地县级以上工商行政管理局签章的《商标注册证》复印件外,还应当出示授权书并提供一份复印件;同时,在许可人提供给承印单位的商标样稿中,还应当标明被许可人的企业名称和地址。四、无论将商标印制到何种载体上,必须按商标注册证上图样印制,不得自改动。
此外,在商标或商标的领用等环节上还应做好以下几条一、企业的商标或商标标识印制好以后,人库时要登记人账,分门别类地存放。二、领用时,严格控制数量,填好领料单。若在生产运营过程中出现有剩余商标或商标标识,要验收入库。三、对出现的废次标识,应由商标管理部门验收后,集中销毁,并记录在案。各个环节的责任应落实到车间、班组和个人,并制定相应的处罚制度,以保证商标的内部管理不出纰漏。