作为对大客户提供的附加价值服务，开展以文件相关业务的外包正在办公环境里流行起来。在布朗•威尔森集团最新公布的《外包产业黑皮书》中，文件流程外包奖第1名、外包服务环境友好奖第1名、最佳全球外包企业奖第3名均被同一家打印厂商富士施乐囊括。

无独有偶，像惠普、理光这些打印机制造商都纷纷推出了企业级文件外包解决方案。那么，文件外包服务都包含哪些服务模式？分别适用于哪些行业？能否为用户带来成本节约以及增值服务？日前富士施乐（中国）有限公司全球服务部全国市场及业务发展经理葛清泉对此一一做了解答。

将非核心业务外包

据葛清泉介绍，如果是面向全球客户提供统一的具备高品质保证的外包服务，一般主要包括文件生产发行服务、ePrintsourcing、邮寄和递送服务、客户沟通服务、创意服务、文件咨询顾问。

为何选择专业外包商服务呢？葛清泉认为，通过外包服务，用户只需关注任务发布和结果，中间环节均由外包商运作，成本得到控制的同时还能拥有专业服务商的技术和资源，自身更加专注于核心业务。

举例而言，比如将日常重复性工作及小批量多批次类工作，如文件的大批量制作及流程管理外包给专业服务商。再比如将基础IT设备的运行、维护交由外包商集中管理，资产更加清晰，文印更加标准，最终为用户创造了方便使用设备的环境。

提供成本和流程管理

葛清泉表示，对于办公环境内所有的文件输出设备（包含多品牌设备），文件外包服务可提供全面的成本及流程管理，帮助用户进一步加强成本和工作效率的管理、控制和提升。

要达到标准化的统一管理，富士施乐会为用户提供专业的评估。”葛清泉介绍说：一是通过收集数据，将测评指标数值化，最终测算出最优化的设备配置组合。二是对设备采购、故障修复、耗材管理、资产管理的流程进行改善。三是通过与用户面谈、填问卷进行统一分析，针对不同用户量身定制文件外包服务。”

富士施乐在文件外包服务实施过程中，一是负责生产制作场地的规划，机器布局、生产线布局、工作车间装修等。按照文档的制作要求排班生产，并在规定期限内完成并提交；二是负责日常硬件设备，如打印机、绘图仪以及设备的配件、耗材及维修保养服务；三是负责项目的日常运营，包括生产制作人员及项目管理人员的派遣；四是负责文件管理外包制作过程中相关软件的配置。”葛清泉接着介绍道。

驻场提供一站式服务

在广东省电子设计研究院，印刷出版的设备品牌、型号众多，需要有效管理，利用好设备，并能清晰地核算成本。而且，文档与出版管理中不少的设计图纸、地形图纸和设计方案等涉及企业和国家的机密，保密性要求非常高。图纸和文档的印刷出版质量的控制要求也比较高。富士施乐特别针对用户的这种发展需要，在用户现场建立了印制出版服务站，提供一站式的图纸和文档的输出服务。

葛清泉详细地介绍说：富士施乐对广东省电子设计研究院办公室文印输出设备管理的服务，首先采取对现有的流程进行整理和改进。其次，充分利用现有设备资源，并根据产能需要合理增加设备。再其次，合理安排现场服务人员，通过排班制度保证正常生产及突发性需求。最后，建立了规范的管理现场，提供标准化服务，扩大服务的覆盖范围，满足客户未来业务拓展，如国内以及海外市场的需求。”

至此，用户只需要提供需求和质检盖章，其他任务如接收纸质文档和电子档、排版、归档、录入信息、印装出图、包装、交付都由富士施乐完成。”葛清泉自豪地告诉记者，目前，富士施乐文件外包服务已经服务于中国市场15年，销售额占中国各项业务发展的比率是15%。