近年来，越来越多的企业和机构开始使用400热线电话，以提供更为便利的服务和解决客户问题，以及更好地维护公司品牌形象。但随之而来的是，400热线电话的费用问题也逐渐浮出了水面。因此，如何管理400热线电话办理费用成为一个需要解决的问题。

首先，确定费用分摊方式。

在开通400热线电话时，需要考虑分摊费用的方式。企业可以选择按比例分摊、按时长分摊、按使用次数分摊等多种方式。按比例分摊需要根据各部门的业务量和使用情况，确定每个部门所占比例；按时长分摊可以根据各部门使用时间来确定费用；按使用次数分摊则需要统计每个部门的使用次数。不过，无论采用何种方式，都需要合理分摊到每个使用400热线电话的部门。

其次，建立费用管理制度。

建立费用管理制度，是保证费用核算的重要方式。具体来说，需要制定收费标准、设置费用管理流程、建立费用核算体系以及制定费用管理办法等。例如，可以制定收费标准包括起步费用、最低消费额度、超时费用等，并建立严格的核算管理流程，明确收费标准，以确保费用管理制度的透明和规范。

第三，合理优化热线电话的使用。

根据调查发现，企业在使用400热线电话时，通常出现时间安排不合理、客服意识不强等问题。为了合理优化400热线电话的使用，企业应该管理和指导客服，完善培训制度，统计并评估服务质量，及时纠正工作不当或不足之处。此外，对400热线电话服务需求进行统计分析，聚焦服务质量提升，并且适时调整400热线电话的使用，从而控制费用开支。

最后，提高客户服务水平。

优化400热线电话的服务质量，可以提高客户体验，增强客户满意度。企业可以发布电话投诉和建议，以及推出在线客服。此外，还能利用大数据技术，对客户需求和行为进行分析，进一步优化服务，尽可能满足不同宗旨的客户需求，减少空转率，提高服务质量。

总之，管理好400热线电话办理费用，需要企业各部门的合理配合，以及完善的管理制度。只有这样，才能在服务成本控制的同时，保证企业高效快速地提供优质的服务，为客户创造更大的价值。