法律授权各级工商行政管理机关对市场经济活动中商标的使用进行行政管理,其中包括对商标使用许可合同的监督和管理。《商标法》第二十六条第三款规定:商标使用许可合同应当报商标局备案。《商标法实施细则》第三十五条第一款规定:商标注册人许可他人使用其注册商标,必须签订商标使用许可合同,并且在合同签订之日起三个月内,将许可合同副本交送其所在地县级工商行政管理机关存查,由许可人报送商标局备案。商标局在《商标公告》上刊登商标使用许可合同备案公告。
按照对商标使用许可合同的管理规定,许可人应当做到：许可合同及所填写的《商标使用许可合同备案表》中,许可人名称必须与核准注册的商标注册人名称一致;许可使用的商标和商品必须为经核准注册的商标和经核定使用的商品;许可他人使用自己注册商标的期限不得超过该注册商标的有效期限;许可人应当监督被许可人的产品质量,以防构成对消费者的欺骗;许可人在合同订立之日起三个月内要将合同副本报送所在地工商行政管理机关存查,同时报送商标局备案;许可人是外国人或者外国企业的,应当委托国家指定的商标代理机构代为办理备案手续。被许可人应当做到:自合同签订之日起三个月内将合同副本报送其所在地县级工商行政管理机关存查;被许叮人应当接受许可人的监督,保证使用许可人商标商品的产品质量;被许可人应当在使用的商品上标注真实的被许可人名称和商品产地。被许可使用人使用药品或烟草制品的注册商标时,被许可人还须具备卫生行政管理部门颁发的《药品生产企业许可证》、《药品经营企业许可证》或者国家烟草行业主管部门批准生产烟草制品的有关证明文件。商标使用许可合同报送商标局备案时,应当提交《商标使用许可合同备案表》、商标使用许可合同副本、《商标注册证》复印件。委托代理机构办理的,还应当附送代理人委托书。每一件商标应签订一份许可合同,商标使用许可合同备案自1996年2月1日起,需向商标局缴纳备案费。收费的标准是每份合同备案收费300元。
合同备案后发生下列情形之一的,应当重新报送合同备案：
1.变更许可使用的商品范围的；
2.变更许可使用的期限的；
3.许可使用的商标所有权发生转移的。
有下列情形之一的,许可人和被许可人应当书面通知商标局及其各自所在地县级工商行政管理机关：
1.许可人名义变更的；
2.被许可人名义变更的；
3.商标使用许可合同提前终止的。
商标使用许可合同备案制度是中国商标法律制度的组成部分,是法律赋予工商行政管理机关对商标使用许可合同进行监督、管理的一项行政管理措施,对保护商标专用权,保护消费者利益有着十分重要的意义。首先,由于中国市场经济起步较晚,不少商标注册人在市场经济活动中对商标这一无形资产认识不足,忽视商标专用权的价值,造成无形资产流失。通过合同备案存查程序,工商行政管理机关能够及时指导商标使用人正确认识和使用商标,更充分地发挥出注册商标的功能和作用。第二,通过合同备案存查程序,工商行政管理机关能够有效掌握商标使用人使用注册商标的情况,在监督合同履行的过程中,可以通过行政手段减少合同纠纷,及时查处商标侵权行为,史好地保护商标专用权和商标被许可人的使用权。第三商标是区別商品或服务来源的标志,如果对注册人授予他人使用其注册商标的权利不加管理,将会影响商标的区别功能,产生欺骗消费者的后果。因此,通过合同备案存查程序,工商行政管理机关能够监管许可人和被许可人使用注册商标的产品质量情况,最大限度地保护消费者的利益,维护市场经济秩序。根据《商标法》及其实施细则的有关规定,对商标使用许可活动中的违法行为,县级以上工商行政管理机关可以进行如下行政处理：
1.许可合同签订之日起三个月内未报送商标局备案,或者未报送合同当事人所在地商行政管理机关存查的,由许可人或者被许可人所在地工商行政管理机关责令限期改正;拒不改正的,处以1万元以下罚款,情节严重的,由许可人或者被许可人所在地工商行政管理机关报请商标局撤销许可人的注册商标。
2.许可人或被许叮人使用注册商标的商品粗制滥造,以次究好,欺骗消费者的,工商行政管理机关应责令限期改正;情节严重的,责令检讨,予以通报,并处以非法经营额20%以下或者非法获利两倍以下的罚款。对有毒有害并且没有使用价值的商品,予以销毁,并可报请商标局撤销许可人的注册商标。
3.被许可人生产的使用被许可的注册商标的商品,没有标明被许可人名称和商品产地的,由被许可人所在地工商行政管理机关责令限期改正,收缴其商标标识,并可根据情节处以5万元以下罰款。
4.许可他人使用药品或烟草制品注册商标的,被许可人应当已经获得卫生行政管理部门或者烟草行业主管部门的生产或经营批准。否则,与该被许可人签订的商标使用许可合同将不予备案,其生产的药品或烟草制品也不得在市场上销售。