海关总署是全国海关唯一受理知识产权保护备案的机构。知识产权权利人只要向海关总署进行知识产权保护备案,全国各地海关就可立即了解到其知识产权基本状况,其就可在全国各口岸受到全面的保护。知识产权海关保护备案申请,应由权利人或其代理人向海关总署提出。如果权利人在中国境内未设有营业场所,也没有设立办事机构,应该委托其在境内的代理人提出备案申请。代理人受权利人的委托提出备案申请的,应向海关交验权利人出具的授权委托书,载明代理人的代理权限。一旦代理成立,代理人就应履行其代理人的权利和义务。共有知识产权的权利人中任何一个权利人已向海关总署提出备案申请的,其他权利人无须再提出备案申请。其他未提出备案的共有知识产权权利人可在该知识产权获得备案后,向海关总署提出书面要求海关总署将根据其申请向其颁发《备案证书》的副本。在申请海关采取保护措施过程中该副本与正本具有同等法律效力。知识产权权利人或其代理人向海关提出知识产权备案申请,应根据其申请备案的知识产权的性质和商品类别的情况分别向海关总署提交相应的书面申请(《知识产权海关保护备案申请书》。申请书应当包括下列内容:
(一)知识产权权利人的名称或者姓名、注册地或者国籍、住所法定代表人、主要营业场所等;
(二)注册商标的注册号码内容及有效期限,专利授权的号码、内容及有效期限,或者有关著作权的内容;
(三)与知识产权有关的货物的名称及其产地;
(四)被授权或者许可使用知识产权的人;
(五)与知识产权有关的货物的主要进出境海关、进出口商、主要特征、正常价格等有关情况;
(六)已知的侵权货物的制造商进出口商、主要进出境海关、主要特征、价格等情况
(七)海关总署认为应当说明的其他情况。
提交书面申请时应当附送下列文件:
(一)知识产权权利人身份证件的复制件或者登记注册证书的副本或者经登记注册机关认证的复制件;
(二)注册商标的注册证书复制件,商标局核准转让注册商标的公告或者备案的商标使用许可合同复制件;或者专利证书的复制件,经专利局登记和公告的专利转让合同副本,专利实施许可合同副本;或者著作权权利的证明文件或者证据;
(三)海关总署认为需要附送的其他文件。
除规定项目外,知识产权权利人或其代理人应用中文填写备案申请书,并应保证交验的申请文件真实、有效。交验的外文文件应随附中文译本。权利人或其代理人还应根据海关总署的要求提供载有申请备案的知识产权的实物照片或样本。
海关总署将在收到全部申请文件之日起30日内,通知申请人是否准予备案。如申请的知识产权不受我国法律保护或已经失效,或不属我国海关保护范围等不应予以备案的,海关总署将向申请人说明理由;如交验的文件不齐或需补正的,海关总署将通知申请人补正所需文件;如准予备案,海关总署将发给申请人《知识产权海关保护备案证书》。
知识产权保护备案自海关总署签发《备案证书》之日起生效。备案有效期为7年。凡自备案生效之日起,知识产权的法律保护期不足7年的,备案的有效期以知识产权的法律保护期为准。即知识产权失效该知识产权海关保护备案随之失效。在知识产权有效的前提下,知识产权权利人可以在知识产权海关保护备案有效期届满前6个月内,向海关总署申请续展备案。知识产权海关保护备案有效期届满而不申请续展的,知识产权海关保护备案随即失效。权利人或其代理人申请续展备案的,应提交书面申请。海关总署将在收到续展申请之日起15日内作出是否批准备案续展的决定。对不予续展的,海关总署将书面通知申请人并说明理由。经海关总署批准续展的备案应自上届备案期满之次日起生效。每次续展备案的有效期为7年。凡自备案续展之目起知识产权的法律保护期不足七年的,续展备案的有效期以知识产权的法律保护期为准。如存在权利人的名称或注册地址发生变更知识产权使用许可情况发生变更、载有知识产权的产品情况发生变更、代理人的情况发生变更等需要变更备案的情况时,知认产权权利人应当自知识产权主管部门核准变更之日起10日内向海关总署办理备案变更或者注销手续。权利人或其代理人申请办理知识产权备案的变更手续,应提交变更申请书、《备案证书》和有关知识产权变更的证明文件。凡知识产权变更须按规定经国家有关主管部门批准的备案权利人还应向海关总署交验有关主管部门签发的批准变更的文件。向海关总署提出备案申请的,应按规定缴纳备案费。自1999年7月1日起,每项备案的备案费为800元人民币。海关总署在批准备案后,将向申请人寄发收费通知单,申请人应及时将款项汇入指定帐号。收取的备案费全部上缴财政。变更或续展备案,不再收取费用。
如果出现知识产权的法律保护被宜布失效;权利人转让其知识产权;备案权利人放弃其知识产权海关保护备案;因权利人或其代理人备案有误,或未能在规定期限内办理备案变更手续致使海关保护出现重大失误;或者权利人或其代理人未能按照规定缴纳支付规定的费用等应予注销备案的情况时,海关总署可以注销知识产权海关保护备案。知识产权被转让后,其受让人要求海关对其受让的知识产权继续予以保护的,可以向海关总署办理备案变更手续。