企业内部的知识产权部门既需要管理企业本身的知识产权事务,同时,本部门自身也需要恰当的管理。
对知识产权部门的管理,主要涉及四部分的内容:部门职责的确定:人员的配备:部门内部职能和人员的细分:部门业绩的考核。
1.部门职责的确定
对知识产权部门进行管理,首先要明确知识产权部门的职责,也就是要明确知识产权部门的任务或者主要工作是什么,是主要负责专利、商标的申请?还是主要负责打假?是主要负责专利信息的检索与分析,还是知识产权的许可、转让,抑或是主要负责企业知识产权风险的控制？
当然,对于中国大多数开始要进行知识产权管理的企业来讲,知识产权管理机构的职责很可能侧重于对技术创新成果的知识产权保护,也就是主要负责专利、商标等知识产权的申请。随着企业的不断壮大,知识产权部门的职责会不断增加,例如,逐渐地需要负责专利信息的检索、分析,评判拟申请专利保护的技术的新颖性和创造性,指导研发人员进行规避设计,控制企业的知识产权风险:之后,还将逐渐负责打假,也就是运用自己的有效的知识产权打击竞争对手;再之后,逐渐负责知识产权的许可、转让以及其他业务,例如专利在技术标准中的应用等。在企业的不同发展阶段,知识产权管理的侧重点也会有所不同,因此,企业应当清楚自己所处的发展阶段,以及在这样的发展阶段,与企业的总体经营管理目标相匹配的知识产权工作目标。在这一基础上,才有可能确定知识产权部门的职责。
2.人员的配备
根据确定好的知识产权部门职责,在知识产权部门中配备合适的工作人员。对于工作人员,应当考查其知识背景、工作经验、管理水平。如果一个企业的知识产权处于对知识产权进行原始数量积累的早期阶段,那么对知识产权工作人员的要求不用太高,通常只需了解一些企业的技术、产品知识以及初步的知识产权知识即可。如果企业发现知识产权工作日益重要,需要提高知识产权资产的质量,控制知识产权的风险,则知识产权管理人员应当具有较为丰富、全面的知识产权法律知识和一定的管理经验。如果企业的知识产权工作较为复杂,知识产权已经成为企业经营发展中非常重要的一个环节,则知识产权管理人员除了应当具备知识产权法律知识和相关技术以外,还应当具有较为丰富的工作阅历和管理经验。
当然,要求一个人具备所有的知识与能力,或者要求一个人将企业的所有知识产权全部担当下来,并不现实。企业知识产权管理人员的配备也有不同的发展历程;在企业初创时期,没有人管理知识产权:当企业有了一定发展后,可以设置一名兼职的管理人员;然后,可以设置一名专职的管理人员:再后来,可以设置两名或两名以上的专职管理人员,形成了一个知识产权的管理团队:最后,在专职知识产权管理人员的基础上,其他部门又出现了一些兼职辅助管理知识产权的人员,从而逐渐形成企业的知识产权管理人才体系。
3.内部职能和人员的细分
一个知识产权部门拥有一个由若干人组成的知识产权团队,这个团队的人员怎么分配任务和进行更加专业化的分工才能更具效率和质量?这个问题并没有标准答案,重要的是企业知识产权工作的管理者应根据企业的需要,根据知识产权部门的职责,根据知识产权工作内容的多寡或者复杂程度,根据部门内部工作人员的能力、知识、个性特点加以区分。
(1)职能的细分。有的是根据知识产权的不同领域来细分知识产权部门的职能。比如,将知识产权部门细分为专利和商标的两个管理职能。
有的企业由于知识产权工作做得较深,专业化分工也较细,比如,将知识产权部门细分为专利申请管理(主要涉及专利撰写、答复审查意见)、专利检索与分析管理(主要涉及专利信息的检索、分析)、流程管理(主要涉及专利、商标申请流程的维护、知识产权资产的统计)、商标管理(主要涉及商标申请与使用)、打假事务管理(主要负责收集假冒、仿冒及其他侵权行为的信息和证据,打击侵权)、许可与转让管理(主要负责知识产权的许可与转让等工作)、风险管理与诉讼(主要涉及侵权风险的预防、规避以及应诉)等职能。
(2)人员的细分。多数中国企业在知识产权管理方面还处于知识产权的积累和风险控制阶段,对于这一阶段的企业,专利的申请和知识产权风险的控制应当是知识产权工作重点。企业可以在这一思路下将知识产权部门的岗位进行细分。
其中,各岗位人员的具体负责事项解析如下
①知识产权部门负责人。其任务是总体管理公司的知识产权事务,管理知识产权部门本身,提出知识产权工作规划,向上级汇报知识产权部门的工作情况,协调其他各部门的知识产权工作。
②专利工程师/专利律师。专利工程师的任务主要是挖掘技术创新成果,检索、分析专利信息,保障专利申请和答辩的质量,同时指导研发人员进行规避设计,进行无效证据的准备,控制知识产权风险,必要时参与诉讼。由于专利工程师承担了企业最重要的、也是最繁重的专利保护和专利风险的工作,因此,可以将专利工程师再细分为主要负责申请事务的专利工程师和主要负责风险控制事务的专利律师。
③知识产权专员。其主要负责三项知识产权事务:一是商标、版权及其他知识产权的检索、注册、登记等保护性工作:二是进行各类知识产权流程的监控;三是进行知识产权数据的统计与分享。这些工作大多属于流程性、统计性的工作,即便是商标、版权等知识产权的保护工作,相对来讲也比较容易把握,对技术的依赖程度不大,因此,将这些工作放在一起,由知识产权专员专人负责管理。这三部分事务虽然难度不是很大,但是比较烦琐,要做好也需要有足够的精力和耐心。
当然,不同的企业可以根据自己的需要确定知识产权管理团队的分工。