商标信息的搜集过程虽然是有选择性的,但是仍然会有很多信息是重复的或者无用的,因此商标信息整理的第一步就是对搜集到的信息进行鉴别和选留,从而保证商标信息的质量。选择的一般原则是:适合本商标生产、设计、科研、经营等各项管理工作的需求;资料可靠、准确;资料内容完整;资料内容新颖。经过选择后的信息资料应该是确有价值的、质量较好的、重点突出的、具有实用性的资料,而不是包罗万象的大杂烩。为了把好信息资料的选留关,商标管理者应该派专人来对搜集到的信息进行汇集、鉴定,然后统一进行筛选工作。
商标信息整理的第二步是对信息进行浓缩。通过选择后留下来的信息,去除了重复的部分,但是还不能保证信息是最简练的,持别是一些文献资料,冗余信息比较多,需要进行精炼。浓缩就是要将一些叙述啰唆的信息简化成最直接、最简练的表述方式,突出重点,提高信息的利用价值。
接着要做的就是对浓缩后的商标信息进行分类。分类是根据信息的共同点和差异点,将信息区分为不同种类的方法。分类的目的并不在于进行详细区分,而是要将庞杂的信息群中彼此相似的部分归纳起来,以便信息的检索和利用。分类的方式通常有以下两种:按形式分,即按照会议记录、法律政策文献、调查报告、报纸信息、视频信息、网络信息等不同的形式对信息进行分类。一般不同形式的信息,其记载的载体就不同,如会议记录的载体是纸,而视频信息通常是用录像带等载体记录下来的,网络信息则是用电文档的形式记录下来的,所以这种分类方式的优势在于比较简便,容易操作。另一种分类方式是按内容来分,即按照信息所涉及的方面进行分类,如生产信息、销售信息、竞争对手的信息等。这种分类方式的优势在于可以使商标管理者方便地找到所需要的信息通常商标管理者在进行商标信息分类的时候,可以根据实际情况将两种方法结合起来使用,最大限度地提高商标信息的利用率。
在对商标进行分类之后,商标管理者还可以将某些相关性比较高的信息列成图标借助符号来浓缩信息,并一目了然地表明信息之间的相互关系。最后,商标管理者应该将整理后的信息建立成信息库,既方便信息的存储和检索,又有利于进行累计、平均、汇总和计数等统计分析工作,是信息管理现代化的重要方式。