商标信息搜集的主要任务在于,根据商标发展的需要,将商标内部、外部的各种分散信息有效地加以汇集,以便商标管理者能够及时获得与商标有关的各种信息。商标信息的搜集与商标的性质、规模和经营方式密切相关。商标所处的环境不同,会造成搜集工作的差异。但是,商标管理的共同特点,决定了各类商标信息搜集有着一致性。这种一致性,表现在具体的工作中,就形成了商标信息搜集的基本原则。
(1)目的性原则。我们已经身处信息爆炸的时代,庞杂无序的信息海洋,使得任何人和组织都不会有精力涉足其全部内容。另一方面,对于特定的商标来说,它所需要的信息又只是沧海一粟。因此商标管理者在进行信息搜集的时候,必须具有明确的目的性这样才可能有的放矢,不至于迷失方向。所谓目的性,就是明确需要搜集哪些方面的信息,需要这些信息来满足商标发展的哪些方面的要求。选择的标准只有两个,即看这些信息是否与商标本身相关,是否对商标的发展产生作用。缺乏目的性的信息应该被看作“信息垃圾”,是不应该被搜集入库的,否则它们会扰乱商标管理者的视线,造成人力、物力、财力和时间的巨大浪费,干扰信息分析和预测的结果。
(2)全面性原则。所谓全面性,就是在目的性原则的范围之内,搜集所有可以获得的信息,它们既应该包括科技、经济、法律、管理等广泛的领域,还应该涉及消费者、竞争对手等各个阶层。具体来说,“全面”有三层意思:第一,只要是与商标相关的信息,无论是强相关的,还是一般性相关的,都应该是商标管理搜集的对象;第二,在信息的搜集过程中,不能因为前人的观点,或者为了迎合他人的观点,或者根据自己的主观愿望,而仅仅搜集与商标正相关的信息,忽略一些负相关的信息。例如,只搜集对商标有利的信息,或者只搜集能够证明某项决策正确的信息,而对不利的信息或者证明决策错误的信息置之不理。负相关的信息只要有可能被证明是真实可靠的,商标管理者就应该积极并在后续的工作中进行分析和研究;第三,所搜集到的信息不应该有区域的限是说这些信息既要包括国内的也要包括国外的,不仅有本地区、本部门、本单位的的有相关地区、相关部门和相关单位(特别是竞争对手)的。
(3)准确性原则。搜集的信息只有准确、具体实用,才能满足商标管理者的需要。例如,只泛泛地讲消费者对商标不满的信息,是无助于商标管理者作出相应决策的。必须搜集到消费者究竟是对该商标产品的质量不满意,还是对其款式、包装不满意,是觉得这个商标价格过高,还是对其广告形式和内容存在异议。只有这些明确、具体、准确的信息,才能帮助商标管理者作出正确的决策,消除消费者的不满,使得商标能够得到推广准确性的另一层含义是搜集的信息必须是真实的、客观的、可靠的,是没有夹杂信息搜集人员主观意志和个人情感因素的。信息内容一旦失去可靠性,信息分析与预测活动便无法正确地揭示事物发展过程中固有的本质规律,更无法预测事物的未知状态或事物发展的未来趋势,因而也就失去了实践的意义。
(4)及时性原则。及时性原则体现在两个方面:一是搜集信息要迅速及时;二是要保证信息内容的新颖性。信息一旦过时,它的使用价值就大打折扣甚至荡然无存。例如,某个商标要开发一项新产品,其技术信息搜集如果不及时,就要延误新产品的开发时间,企业就可能要付出更多的金钱,而且很有可能失去市场的先机,给竞争对手可乘之机,降低未来的市场占有率;如果市场需求信息的搜集延误,就很有可能生产出市场不需要的产品,造成产品的滞销、积压,严重的还将危及商标的生存,面临被淘汰的境地。对于信息的新颖性来说,既是指所搜集到的信息是当时商标所处领域中最新的,也是指对于特定的决策目标来说是新颖的。
(5)计划性原则。信息搜集是一项艰苦、细致、复杂并且规模庞大的工作,需要投入相当大的人力、物力、金钱和时间才能够完成。因此不能育目进行,要事先制定一个比较全面和周详的计划。计划是工作效率和质量的保证。信息搜集计划一般要包括“4WIH”,即为什么(why)搜集、谁(who)搜集、搜集什么(what)、何时(when)搜集以及怎样(how)搜集。计划具体的项目应该包括搜集目的、搜集内容、搜集方式、搜集步骤、组织分工、经费预算等。一般来说计划可以留有一些余地,应随着形势的变化而及时地调整。
(6)经济性原则。正如前面所提到的,信息搜集是一项需要资金投入的工作,因此在实施过程中要注意讲求经济效益,尽量做到少花钱多做事。要发挥每一个信息搜集员的最大能力,避免重复信息搜集问题的出现,对搜集来的信息统一管理.防止散失总之,这六个原则彼此关联、相互补充,构成一个有机的整体,保证商标信息的搜集工作能够满足商标发展的需要,促进商标的进一步发展。