一招致胜!客服有效处理投诉的“CLEAR”法则
在客户服务中,客户投诉是很常见的,如何将客户的怨气化解,化干戈为玉帛是客服人要学习的重要课题之一。
在这里,我们将介绍一个处理客户投诉,令客户心情晴朗的技巧——“CLEAR”方法,也即客户愤怒清空技巧。具体方法包括:
C-控制你的情绪(Control)
L-倾听客户诉说(Listen)
E-建立与客户共鸣的局面(Establish)
A-对客户的情形表示歉意(Apologize)
R-提出应急和预见性的方案(Resolve)
一、控制你的情绪(C)
01目的
当客户发怒时,客服要处理的第一个因素是控制自己的情绪。
当客户进行投诉时,往往心情不好,失去理智,而客户的语言或者行为则会让我们容易产生冲动,丧失理性,如果出现“以暴制暴”的情形就非常容易使得事态产生无法挽回的损失。
02原则
坚持一项原则,那就是:可以不同意客户的投诉内容,但不可以不同意客户的投诉方式。
正如我们可以不赞成他们说话的内容,但我们誓死扞卫他们说话的权利一样。客户投诉是因为他们有需求没有被满足,所以我们应该要充分理解客户的投诉和他们可能表现出的失望、愤怒、沮丧、痛苦或其它过激情绪等,不要与他们的情绪共舞或是责怪任何人。
03有效技巧
下边是一些面对客户投诉,帮助你平复情绪的一些小技巧。
深呼吸,平复情绪。要注意呼气时千万不要大声叹气,避免给客户不耐烦的感觉。
思考问题的严重程度。发泄情绪的后果你是否能承担。
登高几步。要记住,顾客不是对你个人有意见,即使看上去是如此。
以退为进。如果有可能的话给自己争取点时间。如“我需要调查调查一下,10分钟内给您回电”,当然你接着得确保在约定的时间内兑现承诺。
二、倾听客户诉说(L)
01目的
积极、细心地聆听客户愤怒的言辞,做一个好的听众,这样有助于达到以下效果。
快速把握客户所投诉问题的实质和客户的真实意图
了解客户想表达的感觉与情绪
给你客户情绪宣泄的渠道
为后面提出解决方案做好准备
02原则
为了理解而倾听,而非为了回答而倾听。
03有效技巧
全方位倾听。要充分调动左右脑,直觉和感觉来听,比较你所听到、感到和想到的内容的一致性。用心体会、揣摩听懂弦外之音。
不要打断。要让客户把心里想说的话都说出来,这是最起码的态度,中途打断客户的陈述,可能遭遇客户最大的反感。
向客户传递被重视。要对客户的言语有反馈,表示你的理解。
明确客户的话。对于投诉的内容,觉得不是很清楚,要请对方进一步说明,但措辞要委婉。
三、建立与客户共鸣的局面(E)
共鸣被定义为站在他人的立场,理解他们的能力。它与同情不同,同情意味着被卷入他人的情绪,并丧失了客观的立场。
01目的
对客户的遭遇深表理解,这是化解怨气的有力武器。
当客户投诉时,他最希望自己的意见受到对方的尊重,自己能被别人理解。在投诉处理中,有时一句体贴、温暖的话语,往往能起到化干戈为玉帛的作用。
02原则
与客户共鸣的原则是:换位真诚地理解顾客,而非同情。
只有站在客户的角度,想客户之所想,急客户之所急,才能与客户形成共鸣。要站在客户的立场想问题,学会换位思考:“如果我是客户,碰到这种情况,我会怎么样呢?”
03有效技巧
实现共鸣的技巧有:
复述内容:用自己的话重述客户难过的原因,描述并稍微夸大客户的感受。
对感受做出回应:把你从客户那里感受到的情绪说出来。
模拟客户境地,换位思考。
不要只是说:“我能够理解。”这像套话。如果你想使用“我能够理解”这种说法的话,务必在后面加上你理解的内容(客户难过的原因)和你听到的客户的感受(他们表达的情绪)。
四、对客户的情形表示歉意(A)
01目的
我们聆听了客户的投诉,理解了他们投诉的原因和感受,那么就有必要对客户的表示歉意,从而使双方的情绪可以控制。
02原则
不要推卸责任。
道歉总是对的(即使客户是错的)。
道歉要有诚意。
不要说但是。当道歉时,最大的诱惑之一就是说“我很抱歉,但是……”这个“但是”否定了前面说过的话,使道歉的效果大打折扣,所以要尽量避免使用。
03有效技巧
道歉最有效的技巧:真诚有理,不敷衍。
即使问题不在你这边,也需要先向客户表示歉意。如:“给您带来的不愉快,很对不起。”,“给您添了麻烦,非常抱歉。”
五、提出应急和预见性的方案(R)
在积极地听、共鸣和向客户道歉之后,双方的情绪得到了控制,现在是时候把重点从互动转到解决问题上面。
平息客户的不满与投诉,问题不在于谁对谁错,而在于争端各方如何沟通处理,解决问题。
01目的
解决客户投诉,为客户提供解决方案。
02原则
对于客户投诉,要迅速做出应对,要针对这个问题提出应急方案。同时,提出杜绝类似事件发生或对类似事件进行处理的预见性方案,而不仅仅是修复手头的问题就万事大吉了。
03有效技巧
迅速处理,给出方案
应迅速就目前的具体问题,向客户说明各种可能的解决办法,或者询问他们希望怎么办,充分听取客户对问题解决的意见,对具体方案进行协商。
然后确认方案,总结将要采取的各种行动,告诉客户你会如何解决。并且要重复客户的问题,确认客户已经理解,并向客户承诺不会再有类似事件的发生。
深刻检讨,改善提高
在检查客户投诉的过程中,负责投诉处理的客服要记录好投诉过程的每一个细节,把客户投诉的意见,处理过程与处理方法在进行记录,深入分析客户的想法,并将存档,以便日后查询,并定期检讨产生投诉意见的原因,从而加以修改,以降低或避免将来发生类似的投诉。
方案落实,适时回访
对客户的投诉意见及其产生的原因、处理结果、处理后客户的满意程度要及时跟进处理,定期反馈,直到问题解决。
可以在问题处理过后的几天,打电话咨询客户对结果的满意程度:“您好,针对您之前的问题......,不知道您是否还有其他的意见呢”。
结语
虽然面对投诉,可能很多并不是客服的问题,但对于一个专业的客服来说,只要当客户有不满找上门来时,哪怕我们内心有再多的委屈,我们的态度上必须能让客户百分之百的满意。
因为这是解决客户投诉最直接,最简单的做法了。