早在几年前,企业信息化是国内企业改革的目标,OA的概念从那时候起深入人心.经过几年的发展,企业信息化的脚步逐渐放缓,绿色、节能、环保的概念开始成为现代企业的风尚.进入21世纪后,中国以更加开放的姿态面向世界,中国的企业要保持与国外企业同等的竞争力,甚至要打入国际市场,就必须适应现代企业发展的国际竞争环境、国际化标准和国际化价值趋向.

无论中国企业的国际化现状如何,可以看到的是,国外企业在节能和环保这两个概念上已经走在了我们的前列,从未来的企业生存和人们的价值趋向来看,节能和环保将逐步成为人类社会生产和生活的的主流价值观,也必将成为企业生存与发展的主流价值观.

企业生产中,有一部分能源消耗几乎是所有企业都存在,并且大量浪费,但可经过有效管理而被大量节省的能源消耗,即办公设备、办公耗材以及办公人力资源的消耗.这部分能源消耗通常作为企业生产成本的一部分,由于决策者节约意识淡薄、管理不集中以及其它原因造成大量的资源浪费,进而在无形中提高了企业生产成本.

要降低因以上问题产生的大量的能耗,一个有效的办法就是采用文件管理外包服务.文件管理外包就是指企业将所有文件设备(打印机、复印机、传真机、一体机等)的运营管理全部外包给专业的文件外包服务商,由外包商对设备进行必要的调整并予以整体优化部署,全面接管设备的运营、耗材更换、维保等,同时对文件产生、分发、流转、存储、检索、容灾、安全等文件生命周期环节的管理.采用文件管理外包服务不仅能有效降低能源消耗,节约生产资料成本,节省人力资源成本,还能从根本上解决IT部门因工作效率低下而导致的生产和销售环节产生的损失,全面改善管理效率.

本土文件管理外包服务的领导企业,立思辰公司的副总经理马黎阳向我们介绍,一个具有一定规模的企业,特别像运输物流、法律服务机构、金融服务机构等印量需求大的企业,若采用文件外包服务,仅在打印耗材这一项上就能为企业节约20%左右的办公成本,同时设备性能、人员成本、文件管理效率、内部员工满意度都会有很大改善.而从环境角度来说,文件外包可以帮助企业有效地压缩印量,一家大企业实施文件外包五年就相当于少砍一千棵生长了15年的大树.据悉,中国企业每年要用六百亿的纸张,如果能节省到五百亿,就能少砍伐数万亩的森林,节约15年到20年树木生长的时间成本,这不仅对于企业,甚至对于整个国家乃至人类社会都有非常大的意义.

当前虽然外包理念虽然已逐渐被企业接受,但文件管理外包对很多企业来说还是一个陌生的概念.中国惠普有限公司打印及成像系统集团市场开发经理杨子江介绍道:"据国际外包协会统计,世界500强企业中的85%以上采用文件管理外包服务,它能够帮助企业降低文件处理成本的10%-25%.尽管国内企业应用率不足5%,但最近一两年,中国的客户开始接受新的理念."对此,马黎阳也指出,文件管理外包以后,可以将全部文件输出成本折算为清晰的按张收费,客户的全部成本只需按照印量计算即可,所有成本清晰,并为后续的控制与管理打下良好的基础.如果中国企业500强中也能达到国外文件外包应用水平的85%, 每年可以节省600亿人民币.

自今年世界经济危机爆发以来,生产资料、营销计划等企业成本被严重压缩,企业资本投入更加谨慎,企业过冬更需节约.对此,马黎阳充满信心地表示:"在经济危机影响下,节约成本成为国内企业迫切关注的事情,而文件外包服务可帮助企业以少量投入获得长期的资源节约,进而降低企业成本,相信文件外包将成为有责任企业的节约首选之一."