专业的呼叫中心平台,结构复杂。一个典型的呼叫中心,至少要包含核心交换设备(传统TDM交换机、语音板卡、传统型IP-PBX或软交换服务器)、CTI服务器、IVR服务器、录音服务器、传真服务器、VOIP网关、业务服务器等。一方面,呼叫中心设备价格昂贵;另一方面,呼叫中心运行过程中,需要有专业的维护团队。
为此,目前业界呼叫中心建设主要有2种模式:
一:自建呼叫中心
对于大型企业和机构而言,他们有足够的预算和专业人才,会建立自己专有的呼叫中心。
自建呼叫中心,可以根据自己的业务需求定制平台特性,更好的为客户提供专业的服务。
有些客户(银行、证券等)为保密考虑,也必须自建呼叫中心。
二.租用呼叫中心
对于小型企业和机构而言,坐席人数不多,规模不大,独立建设一个呼叫中心平台成本太高,维护也很麻烦。
对此,呼叫中心外包商应运而生。呼叫中心外包商自己投资建设一个规模庞大,坐席人员分散的呼叫中心平台,分租给小型企业和机构使用。小企业和机构不需要投资呼叫中心设备建设成本,也不需要专业的呼叫中心维护团队,只需要支付设备租金和通话费即可。
更有甚者,呼叫中心外包商除提供设备外,还提供坐席人员租赁服务。企业和机构甚至不需要自己的员工去坐席工作,直接租用呼叫中心外包商的坐席人员即可。
以上2种模式,能够满足业界大部分的呼叫中心需求。但是对于政务值班(应急办、机要局、信访办等)的呼叫中心,以上2种方式都不合适。
政务值班呼叫中心有如下特点:
1. 话务量少,传统方式建设成本高
政务值班的呼叫中心,一般只有1-4条外线,坐席人员也只有1-2人。一般情况下,每天的话务量不会超过100个。传统的呼叫中心,一般都是30坐席起步,如果建设传统的呼叫中心,成本太高,也很浪费。
2. 有保密要求,不能租用
政府部门的呼叫中心,很多涉及到机要文件传达,工作部署等,保密要求较高,不能租用呼叫中心外包商的平台。
3. 无专业维护人员
为了维护呼叫中心平台的正常运行,需要专业的维护人员。一般区级以下政府部门没有这些编制。
所以,目前很多政务值班室,都采用最简单的电话机+传真机值班的方式。这种方式成本低,也满足保密要求。但是这种方式有如下“痛点”:
1. 领导指示记不住
领导打电话来部署工作,说了好多,有些没记住,又不好打电话回去问领导。
2. 骚扰电话很烦人
有些对社会有抱怨情绪的人士,每天半夜三更,一遍一遍不停的打政务服务电话来骚扰,严重影响值班员的工作和休息。
3. 拨打电话太慢
有通知要下发时,需要下发的相关单位和个人数量很多,需要挨个查通讯录和拨打电话。查通讯录和拨打电话都很慢,严重影响工作效率。
4. 发传真太慢
因工作流程要求,政府很多正式工作文件需要以传真形式发送。使用传真机,逐个单位依次发送,速度很慢,效率很低。
深圳优仕康为满足这类政务值班的需求,推出了一种政务值班专用呼叫中心UDS600.该设备专为政务值班设计,相比普通呼叫中心设备容量较小,但是,根据政务值班业务特点做了很多定制优化。
该设备有如下特点:
1. 一体化设备,上电即用
该呼叫中心是一台桌面型设备,上电即用。无需传统呼叫中心繁琐的安装和配置,也不需要专业的维护人员。
设备采用图形化界面,人机交互友好,操作简单,使用人员无需培训即可使用。
2. 一键呼叫,方便快捷
常用对象以图标显示,一键呼叫,方便快捷。
设备含分级分组通讯录,查找方便。对象以图标形式展现,清晰美观。
同时,设备支持呼入排队、选答、转接、三方通话等常用功能。
3. 黑名单,屏蔽骚扰电话
设备有黑名单功能,能够屏蔽恶意骚扰电话。
4. 全程录音,事件可回溯
设备全程录音,随时回听。彻底解决领导指示记不住的问题。
同时,全程录音,所以事件可回溯。
5. 电子传真,快捷高效,绿色环保
设备支持电子传真。发送工作通知时,可以群发,提高工作效率。接收传真时,可屏蔽大量垃圾和广告传真,节省纸张,绿色环保。
6. 其他特色功能
交班留言:
值班员完成8小时值班后,由下一个值班员轮换。经常有一些事情需要跨时段处理,当前值班员需要给下一班值班员交接一些后续需要跟进的事宜。
设备支持交班留言,当前班次的值班员可以给下一个班次的值班员进行语音留言。交接事宜不会遗漏,且责任清晰,避免推卸责任和扯皮。
夜间服务:
一般情况下,在半夜时电话很少,值班员又不能离开值班岗位,以免漏接电话。值班员希望能够夜间把电话转入休息室。夜间躺在休息室值班,工作和休息两不误。
设备支持设置夜间服务模式。设置夜间服务模式后,值班电话自动转入休息室。进入夜间服务模式后,系统仍然具有录音、转接、三方通话等所有功能。
停电可用:
政府值班室不是专业电信机房,没有专业的UPS设备保证不停电。
该设备支持掉电后仍可打电话的功能,避免漏接重要电话。
该设备除满足政务值班需求外,还适用于消防、武警、工业园区、企业(电力,石油等)等行业和单位的值班应用。