我们发现现在大多数公司为了方便统一管理各部门的专用电话，都采用了安装绑定400电话的方式。简单来说，就是一个号码绑定该公司的多部电话，当我们给这个公司打电话的时候，首先管理总机的人会接听到该呼入电话，然后根据客户的操作或者是预先设定的指令把这个电话转接到相应的部门或者个人。这个过程完全是根据客户需求来操作的，而且总机只能接听电话，也就是负责处理这些打进来的电话，总机是不能往外面打电话的。
　　这样统一管理起来，不仅节约了公司的资源，而且也提高了工作效率。不然如果很多人给同一个公司打电话，此时就容易出现这样一种情况，有的电话很多人拨打导致了占线，但是其他机子却没有人拨打。这样不仅浪费资源，也会耽误客户的时间。甚至出现公司工作人员任务分配不平均的现象。所以我们需要使用400电话，这样这些问题就解决了。它可以将这各个方面都协调起来进行统一管理，合理分配人力物力和电话资源。
　　当你打入该公司的400电话的时候，总机服务人员会根据你的具体需求转接到相应部门的空闲电话中由专业人员进行接听。同时转接时也会考虑该部门每一部电话的接听次数和时间，尽量保证每个人都有事干每个电话都有人接听。这样不仅工作人员的工作时间得到了平均，顾客也不用因为电话占线而长时间等待了。这不仅及时为客户解决了打电话占线的问题，也进一步体现了公司的服务水平之高，同时也为顾客留下了好印象。
　　对于使用400电话的公司来说，管理起来不仅方便而且也更加安全。防止了一些员工上班偷懒打电话等不适宜的行为的产生。而且这些电话的使用记录会长时间保存，我们可以通过后台的系统查询打入的电话号码，通话时间长短和接听的人员等信息。这也更方便公司查询本公司各个员工电话的接听使用次数和时间等。如果这个过程中出现问题也能及时发现及时解决，把责任落实到具体的人员身上。这样也是对员工的一个约束，更有利于员工的管理。同时如果与客户沟通出现问题，也可以及时查找相关记录，这样也更加安全可靠。