随着现代商业越来越发达，客户服务也变得越来越重要。而一家公司拥有一个易记、优质的客户电话服务，就成了决定其市场竞争力的关键因素之一。这时候，400电话就成为了一个不可或缺的选择，相比普通电话号码，它通过“4”这个数字前缀，标识出来是企业客户服务电话，并且有许多的增值服务，能够极大程度的提高企业的形象和客户满意度。

因此，越来越多的企业开始申请和使用400电话。那么，如何申请和使用400电话呢？接下来，就让我们详细的来探讨一下。

一、申请400电话

1.1 申请400电话之前

在正式申请400电话之前，您需要确定以下几个基本信息：

（1）所属行业：根据中国信息通信研究院统计数据，不同行业选择的400电话服务内容存在差异，比如您是否需要语音导航、是否需要数据报表、是否需要全天候接听等。所以，在申请400电话之前，您需要选择一个合适的400电话服务提供商，并询问其所提供的服务内容直至满意。

（2）需求量预估：如果您的400电话短时间内无法顺利接通，将会对客户产生极大的不满。因此，为了保障客户资源，您需要提前预估客户通过400电话联系的情况，以确保400电话的接听率。

（3）成本预估：在申请400电话之前，您需要对所需要的服务进行全面的了解，包括基础费用、端口费、呼入费用、呼出费用以及其他附加费用（如语音留言、短信通知、业务扩展等），同时，还需要考虑发票以及后期维护成本等因素，以确保预算合理。

1.2 申请400电话流程

在确认好以上三个基本信息之后，就可以开始申请400电话了，具体流程如下：

（1）联系400电话服务提供商：首先，您需要找到正规的400电话服务提供商，并向其咨询相关信息。如果您对某个服务提供商有较好的了解，可以直接联系其销售代表咨询400电话服务的类型、价格、质量等方面的问题，如果有其他的剩余疑问，可以通过公开服务官方网站或在线客服平台来获取。

（2）填写申请信息：根据400电话服务商的要求，填写相应的申请信息，如企业基本情况、服务要求、联系方式等，并提供一些必要的证明材料，例如营业执照副本、银行开户许可等。

（3）等待审批：完成申请后，需要等待服务提供商的审批，通常时间为2-5个工作日。如果审批通过，服务提供商将向您提供400电话的基础信息，以及相关使用方式和注意事项。

（4）签订合同和支付服务费用：通过审批之后，需要和服务提供商签订相关合同，再支付相应的服务费用。在这个过程中，您需要仔细核对合同条款、阅读合同条约，并签署合同。同时，需要注意是否需要支付保证金、是否有退款保障等重要条款。

二、使用400电话

2.1 基本功能

使用400电话的基本功能包括：呼叫转移、人工接听、按键语音导航、多路短信发送等，具体如下：

（1）呼叫转移：当用户拨打企业的400电话时，首先会听到语音提示，然后自动接通到企业选定的客服号码。如果此时用户拨打的客服正忙不接或无法接听，就会转接到其他线路或呼叫转移号码上，确保用户顺利接通。

（2）人工接听：在客户通过语音导航后找到自己需要的部门或个人之后，需要一个人工客服接听，解答客户的问题。作为客服人员，需要有充足的行业知识、解答技巧、语音礼仪等基础素质。

（3）按键语音导航：当用户拨打400电话之后，通常会听到如下提示：“欢迎拨打XXX公司客服中心，按1咨询销售，按2咨询售后，按3咨询人力资源，按0转接到人工客服。”这就是按键语音导航的功能。

（4）多路短信发送：如果客服忙碌不能接听，用户还可以使用短信功能进行咨询和留言。同时，企业在平台上可以支持多模式接收短信，多方式管理消息，确保客户的第一时间得到回复。

2.2 增值服务

除了400电话的基本功能，还有很多增值服务可以供企业选择。常见的增值服务包括：录音服务、电话问卷调查、呼叫统计分析等。这些服务可以进一步提高企业的客户体验，同时也可以更好地了解客户需求，优化企业服务。

三、400电话的注意事项

3.1 活跃度维护

400电话的接听率是极其重要的，因此，维护活跃度至关重要。对于企业而言，要注意以下几点：

（1）维护“接通率”：尽量避免挂断率过高或者接听率偏低的现象，保证客户能够完整的接听到客服人员的服务。

（2）节假日管控：节假日客服人员调配也是一个重点，一定要让客户能够接通到企业人员或者完美呼叫转移服务，要提前规划节假日的客服组织，并及时通知客户。

（3）防骚扰：针对一些短信、推销电话等骚扰行为，需要定期清理，对于恶意老骗等涉嫌违法行为，可以向当地12321举报中心进行举报。

3.2 维护素质标准

在400电话服务的整个流程中，人员素质是至关重要的，为了保持良好的客户口碑，员工的素质管理非常重要，具体如下：

（1）充分的专业知识：从顾客角度来看，他们拨打400电话往往是有一定的问题需要处理，这就需要客服人员具有充分的专业素质和知识储备，等到给客户配账，员工需要确保相关专业知识的储备水平。

（2）良好的口头表达能力：建立良好的家用语音平台前提是，员工需要具有良好的口头表达能力，能够说清楚、说到点上，同时避免对顾客过度解释或者过于冷淡等不良情况发生。

（3）热情亲和：在帮助客户解决问题的同时，客服人员还要充分的体现出热情亲和的态度，增强顾客获得满意感和强烈的客户停留力。

四、总结

综上所述，如何申请和使用400电话呢？本文为大家提供了详细的讲解。当然，在申请和使用400电话时，也要注意相关的注意事项和素质标准。相信只要基于本文的指导，大家会更好的掌握400电话的申请和使用方法，为企业发展做出更大的贡献。