客户服务人员是客户服务中心的重要组成要素，作为是客户服务中心的核心分子，客户服务人员每日进行的所有工作彼此之间均有相互的关联，而其所表现出来的服务品质、服务精神也都是通过客服中心传递给客户。正是客户服务中心优秀的客服人员的存在，所有的客户服务才能更具人性、更有价值。

那么，优秀的客户服务人员就应该具备以下专业素养和特色。

一、专业的沟通技能

• 沟通技巧的具备

客户服务中心的工作之所以微妙与复杂，是因为它是一种以人与人之间的互动、人与人之间的相互沟通为主的工作。客户服务人员的专业训练，更是要注重在人性关怀上的互动与沟通，客户服务中心通过对客户服务人员持续不断的训练，来提升客服人员的服务观念与素质，才能满足客户服务人员在为客户服务过程千变万化的需要。

沟通，其主题是人与人之间的互动，而人的情绪常常是最易变化，同时又是最难掌握的；而人的感情和情绪，非常容易受到主观和外在因素的影响，造成情绪化，进而改变自己的沟通方式，这一连串千变万化，想要在沟通互动中让客户满意，变的相对困难，所以，如何对客服人员进行专业的沟通技巧，使之具备专业沟通技巧的能力，对于各客服中心而言，是相当大的难题和培训方面的考验。而面对日益竞争的市场环境，那些具有专业沟通技能的客服人员，也正在渐渐走上他们的专属平台。

• 沟通技巧的运用

在客户服务这个行业里，除了具备各领域所需的专业之外，如何让所有客服人员，能够在企业所设计的相对固定框架里，灵活有效的回复客户问题，传递信息和服务互动，即便是客户那些不合理的投诉或者要求也能能透过沟通，而得到纾解，就必须依赖沟通的技巧。

例如：有很多客户一打进电话就滔滔不绝地抱怨很多问题，专业的服务人员不一定全部地被动地去听客户的抱怨，可以优先选择安抚客户的情绪，并针对客户的主要问题进行处理，然后对于客户提出的次要问题进行更进一步的沟通。在沟通过程可运用技巧，包括主动地询问，利用同理心地引导客户，让客户了解客服人员是有诚意去帮助客户去解决问题，进而化解客户危机，这就是专业客户服务人员的表现。

• 掌控沟通的局面

在沟通的过程中除了技巧的掌握外，“聆听”是掌握沟通状况最有利的方式。客户服务人员往往会因为客户投诉的问题不合理，而与客户在电话上争论或者是被客户在电话上纠缠，对于客户的投诉的问题不管合理或不合理，专业的客服人员并不会去打断客户的陈述，而会适时地向客户表示认同与回应、仔细聆听，分析客户来电的真正目的，并透过适当的时机切入问题的重点，掌握沟通的局面，让客户了解公司的做法，并同时缓解客户的抱怨情绪。假如客户服务人员只是一味地和客户抢话或是急欲表达自己的立场，那么只会激起客户的情绪反弹，造成交谈的场面失控。

所以，在掌握沟通的过程必须先消除或者降低客户的怒气，热忱回应客户的说法，客户服务人员要避免受到客户情绪而影响个人在服务中的表现，了解客户的需求，提供合理而且是切中客户需求的解决方案。

• 专业沟通

客户服务中心的客户服务人员在面对每一个来电者时，都会因为对象不同或者话题不同而处于不同的沟通环境，优秀的客服人员必须要能及时辨认出来，并提供适当的解决方案，将整个沟通过程彻底掌握。

一个正常运作的客户服务中心每天进线成百上千的电话，客服人员在接起客户电话的第一时间起，就必须要判断客户的情绪。

例如：当电话中的客户明显语气愤怒，情绪濒临失控，那么客服人员就要避开太过于强硬的字眼和态度，避免激怒客户，先设法安抚客户的情绪，让客户能平静下来，然后再根据客户需求协助解决问题；当客户来电时声音明显愉快，甚至想和您分享其快乐心情时，客服人员则可以适当的称赞客户取得认可，让客户把我们当成可以信赖的朋友，这样接下来将会让所有的服务更愉悦。

二、掌握系统操作与流程

• 了解系统与程序

客户服务人员除了需要具备沟通的专业技能之外，还必须懂得如何操作客户服务中心的客服系统，选择适合的程序给客户提供服务。

例如：基金公司客服中心的客户服务人员在接到客户咨询当日 基金净值的电话，但客服人员却被要求要核对客户的基本资料才能给予客户咨询信息的回复，这样的作业流程就未免显得过于多余而不适用于客户。所以，懂得并能善用系统和掌握流程规范是相当重要的，合理设计或者搭配流程而不显得过于严谨或宽松，才可有效的维持服务品质最终让客户满意。

• 配合程序提供服务

一般人员对客户服务中心客服人员的认知，或许还是觉得客服人员只是按照系统的操作，不过是接接电话，回答问题而已，但是真实 客服是以“人性化服务”为出发点，掌握并利用客服中心的系统，让客户感受到真正的便利与服务；而有些客服中心盲目追求系统上的研发，想要提升工作效率，增加人工产能，花费巨额费用去添购新的设备，却忽略了客服中心的核心组成是“人”。所以，高效运营的客服中心是要将人员与系统的妥善搭配，利用系统来提升服务效率。

• 人员与系统的妥善搭配

1、完善的系统

统一的服务界面，严格的服务规范，组建成完善的服务系统。

2、优秀的客服人员

良好的服务意识和服务态度，丰富的专业知识，准确恰当的回答客户的咨询，迅速有效的解决客户的问题。

3、标准的服务流程

即便拥有一个完善的系统界面，严格的服务规范，态度友好的客服人员，但不能给客户提供最便利有效的服务，这种服务只能让客户感到厌烦。

4、人员、系统、服务流程的匹配

态度亲切的客服人员，在空间宽敞空间，以丰富的专业知识，对客户需求提供准确恰当的应答，这就是客服人员充分了解并掌握系统与工作流程所呈现出来的服务效果。

从以上四点我们可以看出，以满足客服中心客服人员基本要求的人搭配适当的系统，通过合理的工作流程，为客户所提供的服务会是最专业的。所以，一个客户服务中心想要提供优质的专业的服务，其中有任何一个环节都要确保是通畅而严密的，一旦产生疏失，那么也将失去服务的原意。

任何专业服务都需要依靠专业的客服人员，客户服务中心的专业素养较高的客户服务人员不能只看到自身，还需要与管理人员多层面的接触沟通，将客户所期望的客服观念进行反馈，同时还要以为客户提供便捷服务为目的，对系统建设与客服流程提出改进方案，让整体的服务更为流畅，更具效率和价值。

作者：许海燕 CCCS客户联络中心标准委员会 专家委员

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