公共服务热线,是政府相关部门为满足广大人民群众的特定服务需求,如市政、交通等日常生活问题,通过建立呼叫中心平台,设立特定的服务号码,为民众提供咨询、受理、投诉等服务的热线。公共服务热线的设立,在政府部门和百姓之间构建了一条信息通道,对于拓宽社情民意反映渠道,建设服务型政府有积极的意义。近年来,许多地方在原有的110、120、119和市长热线的基础上,相继开通了工商、环保、税务服务热线,一些大中城市还开通了城管、市政、卫生、民政、规划等服务热线。
公共服务热线开通后,需要投入专门的人力、物力、财力进行维护,协调各部门处理问题,才能充分发挥热线沟通信息、解决问题的作用。那么,国内公共服务热线的实际作用如何呢?老百姓能打通吗?服务水平如何呢?
对此,零点呼叫中心于2011年9月-11月,在当日9点至12点,13点至17点的时间段内,采用神秘顾客监测的方式,对北京、上海、广东等25个省市的207条公共服务热线进行了一次性测评。测评的公共服务热线包括政府综合热线(12345等热线)、职能部门热线(社保、城建、交通服务、税务等热线)、公用事业服务热线(水电燃气等热线)、第三方服务热线(农信通、心理危机干预等热线)。
一、两成公共服务热线无法打通
在207条热线中,拨打成功的热线为79%,拨打失败的热线为21%。未打通的热线,打不通的原因各不相同。其中,40.9%的热线显示为空号或错号;27.3%的热线长期占线,无法接通;18.2%的热线无人接听;9.1%的热线没有人工服务;另有4.5%的热线已欠费停机。
接通情况、接待礼仪、沟通技巧和问题解决。在各环节,我们共下设15个具体指标来进行评估。总体来看,被测评公共服务热线各环节表现一般,其指标平均实现率均不足七成,尤其是在接待礼仪环节,其指标平均实现率最低,仅为54.5%。
从15个具体方面来看,多数热线在问题分析、问题解决方面做的比较好,能获得客户的肯定,但在服务礼仪、服务态度、主动性方面,却很难让人满意。
Ø接通情况:三成多热线无法实现一次性拨通
接通情况方面,仅有66.7%的热线能够实现一次性拨通,33.3%的热线拨通困难;转人工时间少于20秒的热线占62.9%,近四成热线等待接通时间较长。
Ø接待礼仪:主动称呼来电者是最大短板
接待礼仪方面,70.5%的热线可以做到礼貌清晰报读开头语”,但能做到适时礼貌报读结束语”的热线仅为61.0%,前后相差9.5个百分点,且有44.8%的热线工作人员比来电对象先挂电话。
在接待礼仪中,最大的短板是主动礼貌的称呼来电者”,仅有24.8%的热线能做到这一点,七成半热线的工作人员达不到这一要求,这表明多数热线应加强对工作人员基本文明素质的培训。
Ø沟通技巧:四成多热线问一句,答一句”
沟通技巧方面,65.7%的热线工作人员可以耐心倾听来电,正确理解来电者用意,但也有高达34.3%的热线无法达到这一要求,部分热线的工作人员甚至有打断来电者说话的情况。四成多热线的工作人员比较懈怠,不能主动询问问题细节并确认,存在问一句,答一句”的现象,容易损害公共服务热线的服务形象。
在将咨询过程引至解决问题的方向这一点上,七成多(73.3%)热线的工作人员做的比较好,可以有效地控制咨询过程,并促使沟通转移到解决问题的方向上,使沟通更有效。
Ø问题解决:业务知识比较过硬,但对来电者情绪关注不足
问题解决方面,73.3%的热线工作人员,业务知识熟练,可以快速回应来电者的需求,态度积极且不推诿,这表明多数热线的工作人员业务知识比较过硬。而能够准确快速判断来电者问题所在,并提供解决方案或处理流程的热线,占66.7%。
与业务知识、需求回应、提供解决方案相比,热线对来电者感受的关注明显不足,仅有54.3%的热线工作人员在解释过程中能关注来电者的感受,与来电者的情绪、问题等相匹配。
二、单次服务水平达标的热线,仅占两成半
呼叫中心行业专家根据引起来电者投诉的情况,区分了对来电者满意度的重点和非重点方面,据此,我们将15个指标分为6个重点指标和9个非重点指标。重点指标有1个未通过就会引起来电者不满;非重点指标有2个及以上未通过会引起来电者的不满。
因此,我们设定每条热线的达标标准为:6个重点指标全部通过、非重点指标未通过数少于2个,未涉及指标少于4个。达标标准代表的是单次服务水平,数据显示,6项重点指标全部通过的热线仅占四成;被测评热线中,达标的热线占26.7%,未达标的热线占73.3%。
三、中部地区达标热线,其服务水平的改进已刻不容缓
不同地域公共服务热线,在支持力度、发展规模、成长经验等方面存在差异,因此,对不同地域热线的比较分析是有必要的。总体来看,各地区公共服务热线拨打成功率均在70%以上,西南地区最高,为85.7%;但是,各地区公共服务热线的达标率均在50%以下,中部地区最低,仅为9.1%。
四、职能部门热线的拨打成功率和达标率均为最低
本次测评中,我们将公共服务热线分为政府综合热线、职能部门热线、公用事业服务热线和第三方服务热线四种类型。拨打成功率最高的是公用事业服务热线,为86.4%;达标率最高的是第三方服务热线,为60.0%;职能部门热线的拨打成功率和达标率均为最低,分别为71.8%和17.9%。