外呼是呼叫中心行业的重点应用领域,场景覆盖信息通知、客户回访、问卷调查到主动营销、材料审核等,是构成客户服务、客户营销、客户交互等闭环流程的重要环节。预测外呼作为外呼技术中的终极武器,究竟有哪些秘密呢?
呼叫中心作为承载大呼叫量业务的作业中心,外呼是呼叫中心的重点应用。
我们每一天都会接到各种外呼电话,推销、邀约、回访等等,那他们是怎么打出来的呢?绝大部分外呼电话都是由呼叫中心拨打出来的,接通后与您通话的,有的是机器人,有的是真人座席……这些早已不是新鲜事了!
零星或少量外呼任务,在呼叫中心中,采用个体座席自主工作方式,分为两种:人工按键方式、拨号系统方式。人工按键方式即直接在话机上进行拨号,手工记录拨号结果。拨号系统方式即在系统中预览客户信息后点击拨号按钮,在系统中填写外呼结果。
大批量外呼任务,在呼叫中心中,就必须采用拨号系统作业方式,由拨号系统执行外呼客户的动作,接通后转到空闲的机器人、人工坐席,由机器人、人工座席完成电话沟通并保存外呼结果。
拨号系统是呼叫中心外呼的中枢核心模块。一方面自动呼叫客户,获取客户应答,建立外部通话链路;一方面将接通的电话分配转接到机器人或人工,建立内部通话链路;拨号系统最后将外部通话链路与内部通话链路接通,建立客户、机器人或人工之间的真正通话。
在呼叫中心中,拨号系统的主要功能是高效利用系统资源、人力资源,以最低的成本完成最高的外呼作业量,同时保证接通电话客户与座席空闲资源一一对应,避免客户负面体验。各种外呼技术,最终目的莫非如此。
- 系统资源:基础电信资源(号码、线路)、外呼平台、语音资源
- 人力资源:机器人或人工座席的高效利用
- 工作效率:拨打尽可能多的有效接通电话
- 客户体验:骚扰率(客户接通后如无人工对应,即构成电话骚扰)
- 成熟的外呼技术及系统都是围绕这四个要素来设计。
- 目前市面上的外呼技术主要有自动外呼、渐进外呼、精准外呼、预测外呼等几种。
自动外呼
系统自动发起批量外拨,同时拨出多个号码,客户应答后,系统将话路转到空闲座席,座席电话振铃,座席应答后,客户、座席双方通话。
优点:系统自动拨号,无需人工
缺点:外呼接通数量、座席空闲数量双盲匹配,工作效率低。当接通数量大于空闲座席数量时,客户需听等待音乐,体验不佳;当接通数量小于空闲座席数量时,座席工作不饱和。
渐进外呼
系统根据人为(经验)设定,以一个恒定速率(或签入坐席的固定倍数)进行外拨,由于外拨的速率略大于坐席接听的速度,因此这种外呼方式可提前将一些用户没有接听的电话过滤出去,使得坐席一旦空闲,很快就能有确实打通的客户电话接入,从而减少坐席等电话的时间。
优点:自动外呼进阶版,有效提高外呼工作效率
缺点:由人工靠经验判断调整外呼速率,使外呼接通数量、座席空闲数量模糊匹配,工作效率依然不高,且需依赖人工经验及时调整。
精准外呼
座席在空闲的时候,系统自动为座席外呼一个电话,客户应答后,座席电话振铃,座席应答后通话的外呼方式。
优点:自动外呼微控版,精准控制外呼节奏,客户无需等待,客户体验最佳。
缺点:座席需要等待客户应答(听取回铃音或彩礼),大部分工作时间被无效占用。
预测外呼
预测外呼是由系统监控所有座席的实时状态,通过算法预测几分钟后将会有多少座席将要空闲,动态批量的多外呼一些号码,并且快速自动判断被叫客户的状态,判断是否是真实接听,放弃无效接听(自动语音提示如已关机、通话中),遇到真实接听再转给座席组接通的外呼方式。
预测外呼方式可以由系统代替人工座席不必要的拨号、判断状态的等待时间,最大限度的提高座席的外呼有效时间,达到提高外呼效率和生产力。它即不同于预览式手工外呼,也不同于自动外呼和精准外呼。
优点:实时监控及预测座席资源、实时监控及预测外呼接通情况,动态调整外呼频率,使外呼接通无限接近空闲座席数量。未通通话自动过滤及识别;座席资源最大化(无需等待系统拨号及振铃音);客户接通即有空闲座席对应,客户体验较好。
缺点:无。但受预测算法准确性、接通率波动性等因素影响。