(2)规范的问候语。

在工作场合，接听电话时，首先应问候，然后自报家门。对外接待应报出单位名称，若接内线电话应报出部门名称。比如:您好，X公司或xx大学音乐系，您好。您好，销售部办公室，我是×x。自报家门是让对方知道有没有打错电话，万一打错电话就可以少费口舌。规范的电话体现的不仅是对对方的尊重，而且也反映出本单位的高效率和严管理。在家里接电话可以有很多选择，规范一点的可以用:喂，你好!问候对方。当然在家里接听电话与工作单位接听电话有所不同，在家里，关键是要让对方感到亲切友好，而这种亲切友好主要是通过接听电话的人的语调、语气来体现的，过于规范化的电话反而会让人觉得公事公办的冷淡。

(3)要找的人不在或不能接听电话时的处理。

这里特别要注意的是，在询问对方姓名前，先告知他要找的人不在。

(4)学会记录并引用对方的名字。

在办公室工作的人员，应该有意识地训练自己的听辨能力。假如对方是老客户，经常打电话来，一开口就能听出他或她的声音，那么可以用合适的称谓问好:您好，王经理。这样一来，会给对方留下特别受到重视的感觉，增强对方对你的好感。理不善不好的第一印象，同时也会让对方不耐烦，变得焦急。如果因为客观原因，如电话机不在身边，或一时走不开，不能及时接听，就应该在拿起话筒后先向对方表示自己的歉意并作出适当的解释，如很抱歉，让您久等了等。如果是在家里接听电话，尽管没有必要像在单位里那样及时，但尽快去接听是对对方的尊重，也是一个人的基本礼貌。如果铃响5声以上オ去接听，也应向对方表示歉意。老朋友之间尽管没有必要作出郑重其事的道歉，但向对方解释一下延误的原因也是必要的。