虽然今天的400电话系统具有管理复杂的自动助理组织的能力，但许多企业并没有充分利用它们。
如果您发现呼叫者经常为错误的分机留下语音邮件或通知请求被路由到不正确的一方或部门，您可能需要重新检查您的呼叫流程图。如果使用正确，您的多级IVR可以容纳复杂的电话树 - 根据您的指示在多个位置路由呼叫。
应通过在所有来电者接触点使用统一，专业的语音来平衡电话系统的复杂性。这有助于为呼叫者创建无缝体验，无论他们的询问或您将其路由到哪个部门。
通过提供留言选项，在线将他们引导到您的客户端门户，或者如果您的电话系统上有该功能，询问他们是否需要， 可以为呼叫者提供在队列中等待的替代方案。回电话而不会失去他们的位置。要创建最佳来电体验，请务必熟悉电话问候语最佳做法。
完善的管理是积极的客户服务体验的基础。完善管理系统最佳方式是通过不断的探索和学习，您的自动助理或虚拟接待员是一种有效的工具，可以在与现场代理通话之前共享呼叫者所需的信息。
来电者询问什么？您希望他们对您的业务了解多少？您的电话系统可以配置为分享从公司时间和方向到品牌信息以及在线了解有关您的服务的更多信息。实际上，消息可以通过多种方式进行定制：“ 如果您不熟悉我们的流程，请按5以获取有关首次预约的信息”或“ 按4以获取有关我们新退货政策的重要信息。”
创建解决常见问题的菜单选项不仅可以让您的呼叫者正在寻找的信息触手可及，而且还可以让您的企业处理更高的通话量，并且无需现场代表即可解决更多客户问题。
